Menu:

Onboarding pracownika – jak przeprowadzić skuteczny proces wdrożenia?

Dobry onboarding jest procesem wieloetapowym, który zajmuje nawet kilka miesięcy. Tymczasem w Polsce większość pracowników może liczyć na wdrożenie trwające maksymalnie tydzień, a w niektórych firmach zaledwie… jeden dzień! Skuteczny onboarding wpływa na liczbę pracowników, którzy postanawiają pozostać dłużej w organizacji – mniejsza rotacja, to większe oszczędności i większa szansa na zatrzymanie specjalistów w strukturze. 

Onboarding ile trwa?
Jak przebiega wdrożenie nowego pracownika? Proces adaptacji nowo zatrudnionej osoby polega m.in. na poznaniu kultury firmy, czy najważniejszych informacji z obszaru BHP.

Co to jest onboarding?

Wprowadzenie pracownika do organizacji w taki sposób, by sprawnie osiągnął pełny poziom produktywności i wykonywał 80-100 proc. zadań, bez zewnętrznego wsparcia, przewidzianych dla danego stanowiska. Onboarding – czyli adaptacja nowej osoby w firmie to proces złożony. Składa się z wielu elementów i wymaga odpowiedniego zaprojektowania opartego na zarządzaniu zmianą i uwzględniającego indywidualne potrzeby pracownika.

Niestety wdrożenia z prawdziwego zdarzenia wciąż należą do rzadkości. Podczas gdy 41 proc. pracowników potrzebuje ponad miesiąca na poznanie nowych obowiązków i kultury organizacji, w połowie przypadków trwa to maksymalnie tydzień.

W większych firmach sytuacja wygląda trochę lepiej, tam na przygotowanie nowego członka zespołu poświęca się więcej czasu i angażuje więcej osób. Warto mieć świadomość, że zaniedbany onboarding sprawia, że pracodawca traci w perspektywie długofalowej zasoby i jednocześnie, że profesjonalne zrealizowanie tego procesu jest w zasięgu możliwości także małych i średnich firm.

Proces onboardingu zasady

Pojawienie się nowej osoby i przeprowadzenie wdrożenia może powodować pewną dezorientację i rozproszenie w bieżącej pracy, a co za tym idzie, niepotrzebny niepokój i niezadowolenie zespołu. Żeby zminimalizować ten efekt, onboarding powinien być dobrze zorganizowany. Stworzenie konkretnego planu, uwzględniającego wszystkie etapy procesu – to pierwsza zasada skutecznego onboardingu.

Wprowadzenie zaczyna się od kwestii formalnych procesowanych jeszcze przed pierwszym dniem na pokładzie, po nim następuje część teoretyczna i praktyczna. Proces ten obejmuje tak naprawdę całą organizację, angażuje nie tylko dział HR i IT, ale też współpracowników i menadżerów różnych działów. Ponadto obejmuje nie tylko ścisłe przygotowanie do wykonywania obowiązków. W tle mamy też obszar motywowania kandydata, zadbania o jego wellbeing na początkowym etapie i wprowadzenia do społeczności – życia w organizacji – wsparcie w integracji z osobami, z którymi nowa osoba będzie stale współpracować.

Czego nie może zabraknąć w onboardingu?

To nie tylko ułatwi onboarding na kolejnych etapach w lepszej atmosferze, ale też przyczyni się do pozostania kandydata w firmie. Przyjazne oswajanie z zespołem i stanowiskami będzie też motywujące do efektywnego wykonywania zadań od samego początku pracy w firmie. Jednocześnie obok potrzeby konkretnego zaplanowania wdrożenia, niezbędna jest elastyczność, ponieważ różne osoby mają inne tempo przyswajania wiedzy i nabywania umiejętności, dlatego też należy być gotowym na przesunięcia w stworzonym kalendarzu onboardingu.

Wśród ogólnych zasad warto podkreślić przejrzystość informacji. Pracownik powinien być poinformowany o samym przebiegu adaptacji, wiedzieć, co go czeka w najbliższych tygodniach. Sama wiedza o zasadach funkcjonowania firmy i obowiązkach również powinna być przekazywana w sposób planowy i klarowny. W tym celu w firmach korzysta się ze wsparcia rozmaitych narzędzi (manuale: przewodniki, prezentacje video, bezpośrednie spotkania z przełożonymi) – najbardziej praktyczne pod względem standaryzacji, ale też ekonomiczne, są narzędzia dostępne przez Internet – wewnętrzne e-booki, webinary, szkolenia czy konta w rozbudowanych platformach on-line.

Dobrym przykładem są rozwiązania Medicover Benefits. Platforma benefitowa pozwala na kompleksową obsługę wszystkich rodzajów świadczeń abonamentowych (karnety sportowe, ubezpieczenia, pakiety medyczne i sportowe) i jednorazowych w wersji elektronicznej. Aplikacja wykonana jest w pełnej identyfikacji graficznej zgodnie z oczekiwaniami klienta – dzięki temu stanowi narzędzie spójne i jeszcze lepiej dopasowane do potrzeb konkretnej organizacji. W kontekście onboardingu istotny jest fakt, że oferowany system benefitów ma jasną i czytelną formę dla nowego pracownika i właściwie nie wymaga zaangażowania dodatkowych osób do zapoznania z ofertą podczas procesu wprowadzania.

Program onboardingowy

W ramach onboardingu powinniśmy dostarczyć potrzebną wiedzę na poziomie strategicznym (struktura organizacyjna i umiejscowienie stanowiska w strukturze, cele organizacji, misja i wizja), proceduralnym (obieg dokumentów, zgłaszanie urlopu, nieobecności, zasady komunikacji), ale także osobistym (zakres obowiązków na danym stanowisku, możliwości rozwoju zawodowego i awansu). Od początku obecności w firmie warto budować motywację pracownika i wspierać jego dobrostan. Opracowanie programu onboardingowego znacznie ułatwi ten wieloetapowy proces.

Jak będzie wyglądał program i kto będzie zaangażowany, zależy od wielkości i struktury firmy. W małych przedsiębiorstwach wdrożeniem zajmuje się bezpośrednio pracodawca lub przełożony, w większych – odpowiedzialność spoczywa na dziale HR, chociaż bezpośrednie zapoznanie ze stanowiskiem i elementami kultury organizacyjnej jest zadaniem osoby z konkretnego działu, w którym pracować będzie kandydat. Właśnie taka osoba – która zajmuje podobne stanowisko, może zostać wyznaczona na opiekuna programu, tzw. buddy’ego.

Buddy to ktoś, do którego wdrażany pracownik może w każdej chwili zwrócić się z pytaniami, wątpliwościami, ktoś u kogo nowa osoba będzie w pierwszej kolejności szukać pomocy – i taką pomoc otrzyma. Dlaczego warto wyznaczyć opiekuna? Między innymi dlatego, że ułatwia to aklimatyzację w nieznanym miejscu i zmniejsza poczucie alienacji, które naturalnie pojawia się w początkowym okresie zatrudnienia.

Onboarding - co powinien obejmować ten proces?

Wykorzystanie efektywnego onboardingu może zmniejszyć rotację pracowników. Plan wdrożenia przygotowuje się we współpracy z zespołem HR.

Jak przebiega proces wdrożenia pracownika?

Każdy nowy pracownik przechodzi trzy zasadnicze etapy w związku z podjęciem zatrudnienia:

  • czas poprzedzający faktyczne przyjście do pracy (okres związany z przygotowaniem stanowiska),
  • pierwsze dni w nowym miejscu, które stanowią fundament adaptacji,
  • kolejne kilka tygodni pracy (do pół roku) w zależności od stanowiska.

Dobry program onboardingowy uwzględnia każdy z tych etapów. Zdecydowanie niedoceniany bywa pierwsze etap – czyli czas między rekrutacją i inauguracją pracy. W czasie, gdy przygotowywane jest dla kandydata miejsce wraz narzędziami, których będzie używał (biurko, sprzęty, konfiguracja poczty itd.), warto być w stałym kontakcie z przyszłym pracownikiem.

Nawet, jeśli obowiązuje go jeszcze okres wypowiedzenia i fizycznie nie ma go w firmie, może być informowany o działaniach, jakie są już realizowane w związku z podejmowaną przez niego pracą. Można też przekazywać mu pewną podstawową wiedzę na temat procedur, czy struktury organizacji i wykorzystać w tym celu wspomniane narzędzia online.

W przeddzień pojawienia się nowego pracownika w biurze powinniśmy również zadbać o komunikację mailową – z samym kandydatem (potwierdzenie godziny rozpoczęcia pracy, agenda, przypomnienie o przyniesieniu odpowiednich dokumentów itp.), z jego przyszłym zespołem, jak i z pracownikami innych działów zaangażowanych w onboarding.

Onboarding pracownika a pierwszy dzień pracy

Pierwszy dzień w pracy wiąże się zazwyczaj z dużym stresem, a zasadniczym czynnikiem stresogennym jest „czynnik ludzki”. To zetknięcie z nowymi ludźmi bywa największym wyzwaniem, dlatego na początku zadbajmy o wsparcie pracownika w tym zakresie i przedstawmy go – przełożonemu, współpracownikom, zapoznajmy z buddym i wyjaśnijmy, w jakim zakresie będzie mu pomagał. Jest to też dobry dzień na zapoznanie kandydata ze środowiskiem pracy – oprowadzenie po biurze i opowiedzenie o elementach kultury organizacyjnej. Unikniemy niepotrzebnego zamieszania i dezorganizacji, jeśli przygotujemy z wyprzedzeniem wszystkie dostępy, uprawnienia, podstawowe narzędzia i niezbędne dokumenty.

Zdalny onboarding

Silnie obecny trend pracy hybrydowej i zdalnej wpływa na procesy związane nie tylko z rekrutacją, ale też adaptacją nowo zatrudnionych. Zdalny onboarding składa się z tych samych elementów, co stacjonarny, chociaż jego forma jest oczywiście dostosowana do publikowania i odtwarzania online. W przeciwieństwie do standardowego wprowadzenia w lokalizacji firmy, większe znaczenie ma automatyzacja przebiegu onboardingu i wykorzystywane technologie.

Pracownik zdalny bazuje na udostępnionych materiałach – stąd platformy e-learningowe czy zasoby w chmurach muszą zawierać aktualne informacje, procedury, dokumentację itd. W przypadku adaptacji online, również wyznacza się opiekuna (buddy’ego), który będzie stanowił wsparcie i odpowiadał za monitorowanie procesu wdrażania.

Wyzwanie stanowi z pewnością element integracji pracownika zdalnego z resztą zespołu – wejście w grupę jest utrudnione, ponieważ nie ma z nią bezpośredniego kontaktu. Dlatego pracodawca powinien z większą uważnością zadbać o wdrożenie także w nieformalną kulturę organizacji i zaaranżować sytuacje, w których pracownik zdalny może nawiązać relacje z innymi osobami w firmie.

Opublikowano:

Interesuje Cię nasza oferta? Chcesz wiedzieć więcej?

Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.

Opowiemy Ci o naszym systemie i o tym, jak możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb i wymagań.

    Pokaż
    Pokaż
    Pokaż

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Pokaż

    Copyright © 2022 Medicover Benefits Sp. z o.o.