Jak przeprowadzić zdalny onboarding pracownika?

Dlaczego wdrożenie nowego pracownika jest tak ważne?

Osoba, która dołącza do firmy, nie jest do niej przywiązana, także z łatwością może zmienić decyzję jeszcze przed rozpoczęciem pracy lub w pierwszych jej tygodniach. Okres wdrożenia nowego pracownika jest czasem, w którym nowi pracownicy borykają się z niepewnością i stresem. Muszą odnaleźć się w nowym środowisku, nauczyć zadań, poznać zespół oraz kulturę organizacyjną firmy, do której dołączają. Odpowiednio zajmując się nowym pracownikiem i przygotowując usystematyzowany proces wdrożenia, minimalizuje się rotację zarówno w pierwszych tygodniach pracy, jak i w późniejszym okresie pierwszego roku zatrudnienia, który jest kluczowy dla dalszego funkcjonowania pracownika w organizacji.

Odpowiednio przygotowany onboarding oraz pre-onboarding (działania wdrożeniowe jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia) przekładają się na wzrost poziomu satysfakcji z pracy i większe przywiązanie do firmy. Poza tym sprawiają, że nowy członek zespołu szybciej staje się skuteczny w realizowanych przez siebie zadaniach, a decyzje, które podejmuje i obowiązki, które wykonuje, są bardziej efektywne. Pracownik włączony w odpowiednio przygotowany proces wdrożenia czuje się w firmie dobrze pod kątem emocjonalnym i społecznym, a także odczuwa zadowolenie z realizowanych zadań, gdyż wie, za co jest odpowiedzialny i w jaki sposób to realizować.

Jak zaprojektować zdalny onboarding pracownika?

Przygotowanie procesu wdrożenia jest niemałym wyzwaniem, dodatkowo kiedy w grę wchodzi jedynie możliwość przeprowadzenia zdalnego onboardingu nowych pracowników, poziom trudności wzrasta. Ostatni rok spowodował, że w wielu firmach w grę wchodziła jedynie opcja onboardingu online. W innych, przy rozproszonych strukturach, takie podejście od dawna było już standardem. Pewne jest to, że zdalne wdrażanie pracowników jest doświadczeniem, które zostanie z firmami na dłużej. Nawet przy prowadzeniu onboardingu w biurze, część zadań i procesów już zawsze będzie zautomatyzowana i będzie wykorzystywała technologię online. Dlatego też warto się do tego przygotować.

Onboarding zdalny, inaczej też onboarding online to wprowadzenie pracownika w świat firmy podczas pracy zdalnej. Pierwszego dnia pracy warto napisać maila powitalnego, podesłać wideo jeżeli firma takim dysponuje, aby nowy pracownik od początku poczuł się częścią firmy.

Praktyka 4C

Niezależnie od formuły wdrożenia, pod uwagę trzeba wziąć te same elementy, a dopiero później dopasować je do konkretnego kanału i narzędzi. Aby mieć pewność, że nic nam nie umknie, warto oprzeć się m.in. na podejściu 4C, które systematyzuje niezbędne działania. Składa się ono z czterech obszarów, które dotyczą kluczowych zagadnień w pierwszych dniach i miesiącach pracy.

• Compliance – formalności oraz wszystkie kadrowe i prawne kwestie. To na tym etapie podpisuje się potrzebne dokumenty. W nim mieści się przekazanie sprzętu i dostępów.
• Clarification – przedstawienie i wyjaśnienie zasad oraz sposobu funkcjonowania firmy, tak, aby nowa osoba zrozumiała swoje miejsce pracy. W tym obszarze powinny być wyjaśnione zadania, cele, oczekiwania. Na tym etapie także jest miejsce na przekazanie wszystkich informacji dotyczących codziennego funkcjonowania – kontaktów, narzędzi oraz benefitów.
• Culture – całość zasad i sposobu działania firmy w ramach kultury organizacyjnej – zarówno tej formalnej, jak i nieformalnej. To na tym etapie zaczyna się wzbudzać u pracownika poczucie przynależności do zespołu i firmy. To działania, które powodują, że staje się częścią kultury, do której dołącza. W ramach tego obszaru istotne jest przekazanie informacji o historii firmy, ale także o jej otoczeniu rynkowym.
• Connection – czyli wszystko, co odnosi się do obszaru relacji i zespołu. Tu mieści się poznanie powiązań i zrozumienie kto jest kim w firmie oraz z kim należy się kontaktować w zakresie poszczególnych zadań czy obszarów. Pracownik powinien na podstawie działań z tego punktu wiedzieć, jakie połączenia dotyczą jego stanowiska oraz na czym polegają główne zależności między innymi działami, czy osobami. Na tym etapie istotne jest wsparcie opiekuna wdrożenia oraz nieformalne spotkania, także te online, które pozwalają nawiązywać relacje.

Część z elementów opisanych w ramach 4C jest możliwa do wdrożenia już wcześniej, na etapie preboardingu. Dzięki temu włączanie pracownika w zasady, relacje i kulturę organizacyjną zaczyna się jeszcze przed zatrudnieniem i sukcesywnie się buduje, tworząc pozytywne doświadczenia kandydata, które przełożą się w późniejsze doświadczenia pracownika.

Przeczytaj również:

• Welcome Pack dla nowego pracownika — pakiet powitalny
• Jak komunikować system benefitów dla pracowników?

Jak przeprowadzić zdalny onboarding? Dobre praktyki

Podczas zdalnego wdrożenia pracownika istotne jest zwrócenie uwagi na to, w jaki sposób przenieść wszystkie powyższe elementy z 4C do rzeczywistości online oraz jakie narzędzia mogą być w tym pomocne.

Po pierwsze, wybór sposobu przekazywania informacji, który będzie wykorzystywany w onboardingu online. Można korzystać z ogólnodostępnych komunikatorów i skrzynki mailowej. Można też posłużyć się jedną z dostępnych na rynku platform online, która usystematyzuje cały proces, przyspieszy działania i zoptymalizuje całość.

Ważne jest zdecydowanie się na jedno podejście tożsame dla wszystkich, które zapewni ujednolicenie procesu wdrożenia niezależnie od tego kto jest za niego odpowiedzialny.

Kolejnym istotnym elementem jest zadbanie o to, aby zdalnie dało się przedstawić wszystkie potrzebne informacje w sposób, który będzie czytelny i zarazem ciekawy dla odbiorcy. Warto pomyśleć o tym jak omówić zespół, wartości firmy, czy zasady oraz to, w jaki sposób przeprowadzić szkolenia produktowe oraz zaznajomienie z procedurami.

Jakie są dobre praktyki onboardingu zdalnego nowo zatrudnionej osoby? Aby sprawdzić zadowolenie pracowników z onboardingu, można wykorzystać ankiety satysfakcji.

Przedstawienie systemu benefitów jako element onboardingu

Jednym z istotnych elementów w procesie wdrożenia jest także przedstawienie systemu benefitów, w sposób, który będzie zrozumiały i który pozwoli pracownikowi w dowolnym czasie z łatwością odnaleźć informacje dotyczące dostępnych dodatków i udogodnień. Warto skorzystać z systemu kafeteryjnego i platformy benefitowej, które dają pracownikom dostęp do wszystkich informacji oraz możliwość wyboru różnych benefitów z wielu kategorii niezależnie od lokalizacji. Benefity są ważnym zagadnieniem dla nowych pracowników, a przy dużym nagromadzeniu informacji i systemów, z którymi muszą się oni zapoznać, warto zadbać o to, aby ułatwić im zrozumienie sposobu ich działania w nowym miejscu pracy.

Usystematyzowanie tego obszaru jest również dużą wartością dla działów HR, gdyż odpowiednio uporządkowane dodatki w ramach jednej platformy oszczędzają wielu pytań od pracowników, m.in. dotyczących dostępnej oferty, czy szczegółów funkcjonowania całego systemu. Technologie, narzędzia, platformy są niezbędne do tego, aby wirtualny proces wdrożenia przeprowadzić skutecznie, efektywnie i ciekawe. Jednak trzeba pamiętać o opiekunie wdrożenia, który musi być obecny także przy zdalnym onboardingu pracownika (a może nawet zwłaszcza wtedy).

Celem procesu wdrożenia powinno być to, aby pracownik jak najszybciej stał się częścią zespołu i zaczął realizować stawiane mu cele oraz był bardziej zadowolony z pracy. Dobrze przeprowadzony onboarding pozwoli zmniejszyć współczynnik retencji w ciągu pierwszego roku pracy w porównaniu do firm, które nie realizują usystematyzowanego procesu wdrożenia.

Bibliografia

1. "Proactivity During Organizational Entry: The Role of Desire for Control", S. J. Ashford & J. S. Black, Journal of Applied Psychology, 1996, Vol. 81.
2. "Onboarding 2013. A New Look at New Hires", Aberdeen Group
3. "New Employee Onboarding Guide", SHRM