Menu:

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) – na czym polega i kogo dotyczy?

Sfinansować stołówkę pracowniczą czy stworzyć przyzakładowy żłobek? Kupić dzieciom pracowników paczki świąteczne czy zapewnić szczepienia profilaktyczne przeciwko grypie? Na co - zgodnie z prawem - można wykorzystać Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)? Jakie to świadczenia? I kto może z nich korzystać? Oczywiście, te i inne kwestie, reguluje ustawa o ZFŚS, natomiast 28 kwietnia br. w Dzienniku Ustaw został ogłoszony tekst jednolity tej ustawy. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy?

Na czym polega ZFŚS?
Kto ma możliwość korzystania z usług i świadczeń oferowanych w ramach funduszu socjalnego?

Pierwsza rzecz, która może budzić wątpliwości, dotyczy dokumentacji: jak prawidłowo powoływać się na ustawę o zfśs? Odpowiedź jest prosta. Realizując czynności związane z korzystaniem z ZFŚS, trzeba wskazywać: Ustawa z dnia z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 923). I ta ustawa: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nadal jest obowiązująca. Nie są to, jak mogłoby się wydawać 2 ustawy o zfśs.

Pracodawca może jednak zadawać sobie inne pytania. Jak tworzyć fundusz świadczeń socjalnych? Jakie są zasady gospodarowania środkami z tego Funduszu? Na co można go wykorzystać, a na co nie? Niestety, ustawa określa to tylko po części – nie wymienia wszystkich celów, na które można przeznaczyć środki. Podaje jedynie przykłady. Reszta jest kwestią interpretacji. Aby była ona zgodna z literą prawa, zacznijmy od podstaw.

Co to jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Czy każdy pracodawca musi tworzyć ZFŚS?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to nic innego niż środki finansowe, które pracodawca gromadzi na osobnym rachunku bankowym, aby wykorzystać je na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników.

Utworzenie funduszu obowiązuje wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Tworzyć fundusz muszą także pozostali pracodawcy – spoza sfery budżetowej. Koniecznie ci, którzy zatrudniają na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. (To przeliczanie jest ważne, ponieważ nawet gdy w zakładzie pracy osób jest mniej, ale niektóre z nich pracują więcej niż na jeden etat, taki obowiązek powstaje.) Natomiast pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale mniej niż 50 osób, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Oczywiście, pracodawca, który nie podlega obowiązkowi stworzenia zakładowego funduszu socjalnego, może stworzyć taki fundusz dobrowolnie. I jest to praktykowane.

Jak przygotować zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2022 r. ?

Fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Odpis na zfśs to po prostu pieniądze, które zakład pracy przeznacza na fundusz.

Wysokość odpisu jest ściśle określona i zmienia się co roku, a podstawę naliczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w drugim półroczu poprzedniego roku. W 2022 r. jest to przeciętne wynagrodzenie za 2. połowę 2019 roku, ogłoszone przez Prezesa GUS na podstawie art.5 ust. 7. ustawy o ZFŚS. To znaczy, że w 2022 roku podstawa naliczania wynosi 4434,58 zł.

I tak, odpis podstawowy na 1 pracownika zatrudnionego w standardowych warunkach wynosi 1662,97 (37 proc. podstawy). Gdy pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (Ustawa z 19.12.2008 r.), odpis podstawowy jest wyższy: stanowi 50 proc. odstawy, czyli to 2217,29 zł.

Jeszcze inaczej kształtują się kwoty odpisów podstawowych na pracowników młodocianych:

  • w 1 roku nauki: 221,73 zł (5 proc. podstawy naliczania),
  •  w 2 roku nauki: 266,07 zł (6 proc. podstawy naliczania),
  •  w 3 roku nauki: 310,42 zł (7 proc. podstawy naliczania),
  • oraz odpisy (fakultatywne) na osoby z niepełnosprawnościami, emerytów i rencistów: zwiększenie odpisu wzrosło i wynosi 277,16 zł, (6,25 proc. podstawy obliczania).

Środki z odpisów przekazuje się na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września danego roku, w co najmniej 2 transzach:

  • do 31 maja tego roku – kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów,
  • do 30 września – pozostałą kwotę odpisów.

Jak ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych?

Nie precyzują tego ani przepisy ustawy o zfśs ani przepisy wykonawcze. Można stosować trzy metody statystyczne. I wybrać taką, która będzie najlepiej pasować do tego, jak zmieniało się zatrudnienie w danym zakładzie pracy:

  • gdy jest stabilne – sprawdzi się metoda uproszczona – dzielimy zsumowane liczby pracowników zatrudnionych w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2;
  • gdy ruchy kadrowe są niewielkie – lepiej stosować średnią chronologiczną – sumujemy połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzielimy wynik przez 2;
  • jeśli zmiany personelu są częste, optymalna będzie średnia arytmetyczna – sumujemy stan zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie wynik dzielimy przez liczbę dni w miesiącu.

Po obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, sumujemy je i wynik dzielimy przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy.

Ważne jest także, żeby do pracowników zaliczyć wszystkich zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych.

ZFŚS a prawo.

Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS? Założenia te reguluje Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Łatwiej będzie zacząć od tego, komu świadczenia finansowane z zakładowego funduszu nie przysługują.

Otóż nie skorzystają z nich osoby zatrudnione o umowę zlecenie oraz umowę o dzieło. Fundusz obejmuje tylko osoby mające umowę o pracę. Natomiast uprawnionymi do korzystania z funduszu są nie tylko pracownicy i ich rodziny, ale również inne osoby, którym pracodawca przyznał do tego prawo:

  • pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym,
  • emeryci i renciści – jako byli pracownicy zakładu,
  • członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach – jeżeli byli na ich utrzymaniu,
  • inne osoby, którym zakład pracy przyznał prawo korzystania ze świadczeń funduszu.

Pracodawca ma obowiązek tak dysponować środkami finansowymi na pracowników, aby dopasować wysokość świadczenia i rodzaju pomocy do ich sytuacji materialnej, zdrowotnej lub życiowej. Najlepiej zawrzeć odpowiednie regulacje w regulaminie ZFŚS. Mogą one być dość szczegółowe i dotyczyć reguł oraz warunków korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu, a także zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Często umieszcza się w takim regulaminie kryteria dochodowe i świadczenia uzależnia się od średniej na jednego członka rodziny. Im mniejsze wynagrodzenie na niego przypada, tym świadczenie z funduszu jest wyższe, czyli pracownik o wyższym wynagrodzeniu otrzyma takie świadczenia w minimalnym zakresie.

Uwaga! Nie wolno przyznawać środków finansowych podzielonych równo między wszystkich pracowników, ani wypłacać środków w zależności od stażu pracy, oceny pracowniczej czy rodzaju umowy. Regulamin nie może też ograniczać, kto korzysta z funduszu. Świadczenia socjalne powinny być dostępne dla wszystkich uprawnionych.

Na jakie świadczenia można przeznaczyć środki z ZFŚS?

Ogólnie mówiąc, pieniądze zgromadzone przez pracodawcę na rachunku zfśs powinny być wydane na działalność socjalną i świadczenia socjalne dla wszystkich pracowników, szczególnie dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej lub życiowej. Co rozumieć pod określeniem “działalność socjalna”? Może ona przybierać różne formy usług, w kategoriach takich jak:

  • wypoczynek (świadczenie urlopowe dla pracowników i ich dzieci)
  • działania kulturalno-oświatowe (np. dopłaty lub zakup biletów na koncerty, do teatru, opery, kina, muzeów, galerii),
  • działania sportowo-rekreacyjne (np. dopłaty lub zakup pakietów sportowych, organizowanie zajęć sportowych, wynajem pomieszczeń do uprawiania sportu),
  • opieka nad dziećmi (w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowana przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach),
  • pomoc materialna – rzeczowa lub finansowa (np. zapomogi dla pracowników dotkniętych poważnym zdarzeniem losowym, chorujących na przewlekłe choroby, opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi, posiadających wielodzietne rodziny lub samotnie wychowujących dzieci, na paczki świąteczne dla dzieci),
  • zwrotne lub bezzwrotna pomocy na cele mieszkaniowe.

Oczywiście to tylko przykłady kategorii świadczeń. Natomiast środków z funduszu socjalnego nie wolno wykorzystywać na:

  • finansowanie stołówki firmowej,
  • wynagrodzenie pracowników obsługujących fundusz socjalny,
  • zakup środków trwałych,
  • zapewnienie prywatnej opieki medycznej czy szczepień profilaktycznych,
  • finansowanie dojazdów do pracy,
  • imprezy integracyjne, święta i inne okoliczności,
  • nagrody lub kwiaty okolicznościowe,
  • edukację pracowników (bez względu na formę),
  • premie i nagrody.

ZFŚS – korzyści dla pracodawcy i dla pracownika

Korzyści dla pracowników są oczywiste – to możliwość korzystania ze świadczeń. Poza tym, w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii COVID-19, czyli do końca 2022 r., limit zwolnienia otrzymanych przez pracownika świadczeń sfinansowanych w całości ze środków zfśs jest wyższy. Wynosi 2000 zł rocznie. Zwolnieniem nie są objęte jednak świadczenia rzeczowe w postaci bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.

Pracodawca, też zyskuje. Gdy oferuje zatrudnionym świadczenia w ramach funduszu, kształtuje swój pozytywny wizerunek, buduje poczucie, że warto dla niego pracować, że dba o swoich pracowników. Odnosi też wymierne korzyści finansowe: jeśli terminowo przekazuje odpisy na rachunek ZFŚS, może zaliczyć przekazaną kwotę do kosztów uzyskania przychodu.

Jak korzystać z ZFŚS – co jest po stronie pracownika?

Aby starać się o pomoc socjalną z funduszu, pracownik po prostu składa stosowny wniosek w zakładzie pracy oraz – jeśli to konieczne – dołącza dokumenty określone w regulaminie. Tam też powinno być opisane, jak przebiega proces przyznawania funduszy, jaki jest czas na rozpatrzenie wniosku i jakie wymagania trzeba spełniać.

Platforma benefitowa a zarządzanie ZFŚS

Coraz częściej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawcy wprowadzają tzw. system kafeteryjny. Polega on na tym, że pracodawca udostępnia pracownikom platformę internetową ze świadczeniami, a pracownicy za jej pośrednictwem samodzielnie wybierają sobie to, co chcą, w zależności od swoich indywidulanych potrzeb, zainteresowań, sytuacji rodzinnej. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy:

  • nie muszą szukać ofert na własną rękę,
  • mają duży wybór świadczeń w jednym miejscu,
  • łatwiej i szybciej składają o nie wnioski ZFŚS,
  • mogą korzystać z różnorakich rabatów – dba o nie firma oferująca platformę.

Przeczytaj także artykuł: Benefity dla pracowników – na jakie świadczenia pozapłacowe warto postawić?

Pracodawca także ma lepiej:

  • szybciej i sprawniej zarządza ZFŚS,
  • zdalnie zarządza budżetem funduszu,
  • ma dostęp do szybkich raportów i zestawień,
  • zmniejsza zużycie papieru, a co za tym idzie – koszty,
  • zyskuje lojalnych, bardziej zmotywowanych pracowników.

Taką platformę benefitową ze świadczeniami finansowanymi również z ZFŚS oferuje Medicover Benefits.

Opublikowano:

Interesuje Cię nasza oferta? Chcesz wiedzieć więcej?

Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.

Opowiemy Ci o naszym systemie i o tym, jak możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb i wymagań.

    Pokaż
    Pokaż
    Pokaż

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Pokaż

    Copyright © 2022 Medicover Benefits Sp. z o.o.