Open space – czym jest, wady i zalety

Czym jest open space?

Open space to nowoczesny układ przestrzeni biurowej, który diametralnie różni się od tradycyjnych biur podzielonych na liczne pokoje i oddzielne gabinety. W takim biurze przegrody i ściany są minimalizowane, a pracownicy dzielą przestrzeń otwartą bez stałych przegród. Biurka są ustawione w rzędach lub w grupach, a między nimi znajdują się wolne przestrzenie.

Biuro typu open space a komfort pracy i prywatność

Aranżacja powierzchni biurowej ma ogromny wpływ na komfort pracy i poczucie prywatności pracowników. Wiąże się zarówno z pewnymi korzyściami, jak i wyzwaniami.

Dla niektórych osób otwarta przestrzeń sprzyja budowaniu relacji między pracownikami, lepszej komunikacji, integracji zespołów oraz zapewnia szybki przepływ informacji. Swobodna wymiana pomysłów i komunikacji może prowadzić do zwiększonego poczucia wsparcia i zadowolenia z pracy.

Z drugiej strony brak fizycznych przegród może być uważany za naruszanie prywatności. Takie biuro często wiąże się z nadmiarem dźwięków, brakiem dyskrecji podczas rozmów telefonicznych czy uczuciem braku prywatności w ogólnym zgiełku.

Projektując biuro tego typu, istotne jest uwzględnienie potrzeb i preferencji pracowników. Osiągnięcie równowagi między zachęcaniem do współpracy a zachowaniem intymności i spokoju pozwala pracownikom skupić się na pracy bez nadmiernych zakłóceń.

Zalety open space

Otwarta przestrzeń biurowa to szereg zalet dla pracowników i dla firm, które warto wziąć pod uwagę przed etapem projektowania.

Z perspektywy pracownika takie rozwiązanie może:

• zwiększyć efektywność zespołu – bez barier fizycznych wymiana pomysłów, współpraca i bezpośrednia komunikacja między pracownikami staje się płynniejsza,
• pomagać w szybszym rozwiązywaniu problemów dzięki łatwej wymianie wiedzy i informacji,
• poprawiać atmosferę w zespole – pracownicy dzielą jedną przestrzeń, co może zwiększyć poczucie wspólnoty,
• dawać poczucie swobody, jako że taka przestrzeń wydaje się większa.

Z perspektywy firmy biuro otwarte oferuje:

• elastyczność przestrzeni i korzyści ekonomiczne – biuro można łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb firmy, a tym samym oszczędzać na kosztach wynajmu dodatkowych pomieszczeń,
• lepsze nadzorowanie pracy zespołów – wszyscy pracownicy są w jednym miejscu,
• łatwiejszą integrację nowych pracowników dzięki szybkiemu dostępowi do informacji i możliwości współpracy z kolegami.

Wady open space

Biura otwarte, mimo wielu zalet, posiadają także swoje wady, zarówno z perspektywy pracowników, jak i firm.

Dla pracowników główne wady to:

• brak prywatności – w takim środowisku trudno zachować dyskrecję podczas rozmów telefonicznych czy prywatnych dyskusji,
• zaburzenia koncentracji i spadek efektywności pracy – zakłócenia i hałas z innych części mogą być nie tylko uciążliwe, ale też utrudniające koncentrację i skupienie się na pracy, co prowadzi do frustracji i obniżenia morale,
• brak kontroli nad otoczeniem pracy, który powoduje dyskomfort, utrudnia zdolność do wykonywania zadań oraz zmniejsza poczucie przywiązania do firmy.

Z perspektywy firmy takie rozwiązanie może prowadzić do:

• wzrostu absencji i fluktuacji kadry pracowniczej – pracownicy odczuwający stres i frustrację związaną z pracą w open space mogą być bardziej skłonni do zmiany pracy,
• problemów z hałasem – kontrolowanie zwiększonego poziomu hałasu w open space może stanowić wyzwanie i wymagać dodatkowych inwestycji w rozwiązania akustyczne,
• zmniejszenia produktywności i kreatywności pracowników – hałas i brak prywatności mogą powodować rozproszenie uwagi, co wpływa na efektywność pracy i jakość wykonywanych zadań, a w niektórych przypadkach zahamowanie kreatywności,
• zwiększonego ryzyka przenoszenia chorób – otwarta przestrzeń ułatwia rozprzestrzenianie się chorób, co w sezonach zwiększonego zachorowania (np. na grypę lub COVID) może doprowadzić do paraliżu pracy zespołu,
• zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji – w open space istnieje ryzyko przypadkowego ujawnienia poufnych informacji.

Dlaczego firmy stawiają na biura open space?

Przede wszystkim praca w open space może wspierać kulturę korporacyjną i pomagać budować wspólnotę pracowniczą. Wspólna przestrzeń sprzyja lepszemu poznaniu się pracowników, a to wzmacnia poczucie przynależności.

Tego typu rozwiązanie to także potwierdzenie, że firma nadąża za nowoczesnymi trendami pracy. Nowoczesne biura open space nie przywołują na myśl firm call center, a ergonomiczną, dopasowaną do pracowników przestrzeń. W erze pracy zdalnej i elastycznych warunków współpracy zdolność szybkiego dostosowania biura do nowych warunków jest na wagę złota. Dzięki open space firmy są zawsze gotowe na przyjęcie nowego pracownika, przemeblowanie biura na potrzeby dużego spotkania, imprezy firmowej czy nawet konferencji. To wolność, którą daje duża przestrzeń.

Biura typu open space zaczęły pojawiać się w Polsce w latach 90. XX wieku, wraz z nadejściem dużych korporacji międzynarodowych.

Dodatkowo open space niejako zaciera granice między pracownikami różnych szczebli, sprzyjając nowoczesnemu podejściu do zarządzania. Te opiera się na większej widoczności i dostępności liderów. Dostępność menadżerów i osób pracujących na wyższych stanowiskach sprzyja lepszemu zrozumieniu celów firmy i skraca dystans między różnymi poziomami w strukturze.

Warto też zwrócić uwagę na aspekty wizualne. Ciekawie zaprojektowane i urządzone przestrzenie biurowe często są postrzegane przez potencjalnych pracowników jako atrakcyjne, nowoczesne miejsca pracy, które „żyją”.

Należy jednak pamiętać, że ten typ organizacji przestrzeni biurowej to rozwiązanie, które niesie zarówno zalety, jak i wady. Ostateczny wybór w tym aspekcie powinien być poprzedzony analizą potrzeb pracowników. Ważne jest uwzględnienie ich preferencji i zapewnienie odpowiednich warunków, tak aby zminimalizować potencjalne negatywne skutki. Otwarte biura są więc jednym z wielu dostępnych rozwiązań, które wymagają starannej analizy i dostosowania do konkretnej sytuacji oraz potrzeb danej firmy i jej zespołu pracowników.