Wsparcie dla Firm
Wspieramy firmy w realizacji celów HR i biznesowych. Z nami osiągniesz więcej!
Sprawdź ofertęPracodawca ma obowiązek dofinansować okulary korekcyjne pracownikom, którzy pracują przy monitorach co najmniej połowę czasu pracy. Prawo to obowiązuje od 1998 roku na podstawie Kodeksu pracy. Od listopada 2023 roku refundacja obejmuje także szkła kontaktowe i pracę przy laptopach czy tabletach. Wysokość zwrotu oraz częstotliwość jego przyznawania określają regulacje wewnętrzne pracodawcy. Warunkiem uzyskania świadczenia jest przedstawienie zaświadczenia lekarskiego i dowodu zakupu.
W skrócie:
Dofinansowanie do okularów od pracodawcy wynika wprost z przepisów prawa. To zwrot określonej kwoty na podstawie przedstawionego dowodu zakupu szkieł korekcyjnych. Nie jest to nowy przepis – w Polsce okulary refunduje się od 1998 roku. Zyskał jednak nowe oblicze, bo osoby z wadą wzroku, które zamiast okularów preferują szkła kontaktowe, także mogą korzystać z tego benefitu.
Przepisy, które regulują dofinansowanie do okularów w pracy to art. 237(6) Kodeksu pracy, który mówi o tym, że: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”.
Drugim aktem prawnym jest rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku, które precyzuje, że: „Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego” [1].
Do tego zestawu należy jeszcze dodać nowelizację, która weszła w życie 17 listopada 2023, która uaktualniła realia i dała możliwość sfinansowania soczewek kontaktowych i okularów także osobom, które pracują przy laptopach, czy tabletach, a nie tylko komputerach stacjonarnych z ekranami [2].
O refundację okularów mogą ubiegać się osoby, które pracują przy monitorach ekranowych przez co najmniej połowę swojego czasu pracy. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia dofinansowania wszystkim pracownikom spełniającym te kryteria, niezależnie od stanowiska czy wymiaru etatu. Ważne jest, aby pracownik przedstawił aktualne zaświadczenie od lekarza okulisty, potwierdzające potrzebę używania okularów korekcyjnych.
Ponieważ jest to regulowane Kodeksem pracy, dotyczy zatrudnionych na umowę o pracę. Osoby współpracujące na podstawie umowy o dzieło, zlecenie i B2B nie mogą liczyć na refundację ani odpisanie zakupu okularów od podatku (w przypadku przedsiębiorców).
Wysokość zwrotu nie jest prawnie usankcjonowana i zależy od wewnętrznych regulacji firmy. To, ile wynosi dofinansowanie nowych okularów pracownika, jest zazwyczaj wpisane w regulamin wewnątrzzakładowy. Przeważnie pracodawcy oferują zwrot kosztów zakupu okularów do określonej kwoty, która wynosi kilkaset złotych. Wartość dofinansowania kosztów okularów korekcyjnych może być wyższa, jeśli firma uzna to za konieczne, na przykład w przypadku skomplikowanych wad wzroku wymagających droższych soczewek.
Przepisy nie określają także, co ile lat pracownik może zwrócić się do pracodawcy o refundację okularów. Zwyczajowo jest to okres od 2 do 4 lat, który zbiega się z badaniami medycyny pracy, których częstotliwość jest zależna od stanowiska i występowania szkodliwych lub uciążliwych warunków występujących na stanowisku pracy.
Decyzja o tym, jak często dofinansowywać pracownikom zmianę okularów zależy jednak od indywidualnych regulacji pracodawcy. Jeśli pracownik zauważy postęp wady wzroku przed upływem tego okresu, powinien ponownie skonsultować się z okulistą i przedłożyć nowe zaświadczenie.
Praca przy komputerze? Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe. Zdjęcie: Viorel Kurnosov / iStock
Aby uzyskać dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:
Obieg dokumentów w takich kwestiach można ułatwić, korzystając z rozwiązania jakim jest platforma Medicover Benefits. „Wnioski i formularze” to jeden z jej modułów, gdzie pracownik może w prosty sposób wgrać wszystkie wymagane dokumenty. Następnie dział HR przegląda zgłoszenie i akceptuje lub odrzuca wniosek o dofinansowanie, pozostawiając stosowny komentarz. Cały obieg dokumentów jest elektroniczny i możliwie najbardziej zautomatyzowany, co znacząco przyspiesza i ułatwia rozliczanie tego typu benefitów.
Refundacja okularów dla pracownika nie podlega opodatkowaniu, jeśli spełnione są warunki wynikające z przepisów BHP i świadczenie ma charakter obowiązkowy. Zwrot kosztów okularów lub soczewek zaleconych przez lekarza medycyny pracy nie stanowi przychodu pracownika. Oznacza to brak obowiązku naliczania zaliczki na PIT i składek ZUS. Warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie zasadności zakupu.
Pracodawca nie może odmówić dofinansowania do okularów, jeśli pracownik spełnia ustawowe warunki i przedstawił wymagane dokumenty. Może jednak odmówić w sytuacji braku aktualnego zalecenia lekarskiego lub gdy praca nie spełnia kryterium czasu spędzanego przy monitorze.
Tak, jeśli lekarz zalecił zmianę korekcji, a pracownik wymienia wyłącznie szkła, refundacja może dotyczyć samego kosztu soczewek korekcyjnych. Kluczowe jest, aby wydatek był związany z realizacją zaleceń medycznych. W takim przypadku faktura powinna jasno wskazywać zakres usługi. Limit zwrotu określa regulamin firmy.
Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.