Referencje dla pracownika – jak napisać list polecający?

W skróce:

• Referencje to pozytywna rekomendacja pracownika wystawiana przez byłego pracodawcę, której celem jest zachęcenie nowego zatrudniającego do zatrudnienia kandydata.

• Pracodawca nie ma prawnego obowiązku wystawiania referencji – może odmówić, szczególnie gdy ocena pracownika byłaby negatywna.

• List referencyjny powinien zmieścić się na jednej stronie A4, zawierać konkretne osiągnięcia, projekty i umiejętności pracownika oraz być wydrukowany na papierze firmowym.

• Zgodnie z RODO pracodawca może kontaktować się z osobami udzielającymi referencji tylko wtedy, gdy kandydat sam podał ich dane kontaktowe.

Czym są referencje dla pracownika?

Referencje, opinia, rekomendacja, list polecający – często zdarza się, że tych określeń używamy zamiennie. Jako synonimy występują też w słownikach. Czy tak jest naprawdę? Niezupełnie. Podstawowa różnica między tymi pojęciami jest taka, że rekomendacja, list polecający, list referencyjny i referencje mają pozytywny wydźwięk, a opinia może być po prostu negatywna. Poza tym, referencje dla pracownika są wystawiane w jednym celu, aby pokazać się nowemu pracodawcy w pozytywnym świetle i zachęcić go do zatrudnienia osoby, której dotyczą na wybranym stanowisku.

Forma referencji

Referencje mogą być wyrażone w formie ustnej, np. telefonicznie, lub – najczęściej – pisemnej. W procesie rekrutacyjnym, referencje dołącza się do CV i listu motywacyjnego, więc nie powinien on dublować ich treści, tylko je uzupełniać. Co więcej, referencje są uważane za bardziej obiektywne i wiarygodne niż to, co kandydat o sobie napisał, warto więc się o nie postarać. Mogą być asem w rękawie podczas rekrutacji.

Zwykle to pracownik prosi o referencje. Najczęściej zwraca się do swojego bezpośredniego przełożonego. Jeśli ceni on pracę tej osoby, rzadko ma coś przeciwko, aby sporządzić taki dokument. Może też zrobić to nieproszony, z własnej woli i wtedy kiedy chce, jeśli tylko ma o pracowniku dobrą opinię. Należy pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku wystawiania referencji. Prosić o nie można jednak nie tylko swojego szefa – referencje może wystawić również kierownik działu, pracownik działu HR, a nawet prezes.

Jak napisać referencje dla pracownika?

List referencyjny powinien być zwięzły, konkretny i zmieścić się na jednej stronie A4. Dlatego też napisanie dobrych referencji wymaga czasu i wysiłku.

Warto porozmawiać z samym odchodzącym, czy też byłym pracownikiem odnośnie tego:

• jak on widzi swoją pracę;
• co jest jego zdaniem ważne z punktu widzenia przyszłego pracodawcy;
• co chciałby w szczególności podkreślić.

Warto też zebrać feedback od osób, z którymi pracował. Współpracownicy mogą mieć cenne uwagi na temat relacji w zespole, zaangażowania, inicjatyw. Na pewno trzeba udać się do kadr i poprosić o raport dotyczący przebiegu zatrudnienia:

• od kiedy do kiedy trwało zatrudnienie;
• jakie obowiązki wynikały ze stosunku pracy;
• jak wyglądała ścieżka kariery;
• co pracownik osiągnął;
• jakie nagrody czy wyróżnienia zdobył;
• ustalić, jakie zadania i projekty realizował;
• sprawdzić, jakie oceny roczne uzyskiwał.

Niestety, nie istnieje jeden obowiązujący wzór referencji, nic na ten temat nie mówi prawo pracy. Przyjęło się, że list rekomendacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie formatu A4, tak aby rekruterzy, którzy mają wiele ofert do przejrzenia, mogli ten list przeczytać. Najlepiej też, jeśli jest on wydrukowany na papierze firmowym.

Referencje dla pracownika wzór

List polecający ma budowę standardowego pisma. Po prawej stronie, w górnym rogu podajemy miejscowość i datę.

Po lewej stronie wpisujemy następujące dane:

• kto udziela referencji, czyli imię i nazwisko osoby, która je sporządza;
• nazwę firmy i adres jej siedziby;
• numer NIP, REGON, KRS;
• a także numer kontaktowy i adres mailowy.

Niżej, na środku powinien się znaleźć nagłówek „Referencje”, a pod nim informacje o pracowniku. Na dole, pod treścią referencji umieszczamy koniecznie:

• podpis osoby sporządzającej referencje;
• pieczątkę funkcyjną i firmową.

Pisząc referencje dla pracownika, skup się na rzetelnym przedstawieniu jego obowiązków oraz umiejętności.

Treść rekomendacji

Na początku rekomendacji:

• przedstawiamy pracownika;
• opisujemy, jak długo i na podstawie jakiej umowy pracował w firmie;
• podajemy, na jakich stanowiskach się to odbywało;
• wskazujemy, co należało do jego głównych obowiązków i w jakim zakresie je wykonywał;
• warto wspomnieć również, jaki był powód odejścia z firmy.

Oczywiście nie można pominąć tego, jak pracownik wywiązywał się ze swoich obowiązków. Podajemy zatem:

• jakie miał osiągnięcia na przestrzeni lat;
• jakie odniósł sukcesy i jakie nagrody otrzymał (jeśli oczywiście coś takiego miało miejsce);
• ważne, aby wskazać konkretne projekty, w których brał udział i funkcję, jakie w nich pełnił, jak je realizował, jak przebiegała współpraca;
• jaki wpływ miały one na wyniki zespołu czy całej firmy, jakie korzyści przyniosły.

Można napisać również o charakterze pracownika oraz jego umiejętnościach miękkich:

• jak odnajdywał się w zespole czy w dziale;
• odnieść się również do umiejętności, które zdobył w trakcie zatrudnienia;
• wskazać ukończone przez niego kursy i odbyte szkolenia.

Dla przyszłego pracodawcy na pewno istotna będzie informacja:

• co poprzedni zatrudniający szczególnie ceni w osobie kandydata;
• czym się wyróżnił;
• oraz dlaczego warto go wybrać.

Jeśli nie wiadomo, jaka to będzie firma, jakie stanowisko i wymagania nie są znane, najlepiej przedstawić pozytywną opinię i podkreślić to, co uznamy za stosowne, szczerze i z własnego punktu widzenia. Jeżeli natomiast przygotowujemy referencje pod konkretny proces rekrutacyjny, warto zawrzeć w nich opinię, z której wprost wynikałoby, dlaczego pracownik nadaje się właśnie na dane stanowisko.

W ostatnim akapicie trzeba podać dane kontaktowe do osoby wystawiającej referencje i zakończyć pismo standardowym pozdrowieniem, właściwym dla oficjalnego listu, czyli na przykład „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”, oraz podpisem. Ważne, by składały się na niego imię, nazwisko oraz stanowisko podpisującego, ale również, by pojawiły się tam pieczątki: firmowa i funkcyjna.

Negatywna opinia o pracowniku a list referencyjny

Co powinien zrobić przełożony, jeśli w referencjach wystawianych dla swojego pracownika, aby ocenić go obiektywnie, musiałby zawrzeć opinię o negatywnym wydźwięku?

Można wydać taką opinię, ale pracownik raczej nikomu jej nie pokaże. Poza tym lepiej nie robić tego z jednego powodu – negatywne opinie, np. mówiące o tym, że dana osoba jest konfliktowa bądź o częstym przebywaniu na zwolnieniach. Takie opinie mogą być potem uznane przez sąd pracy za nieuzasadnione i narazić tego, kto taką opinię wystawił, na zapłacenie zadośćuczynienia czy odszkodowania. Zatem, odpowiadając na powyższe pytanie: w takim przypadku bezpieczniej jest odmówić wystawienia referencji.

Rekomendacja byłego pracownika a RODO

Przepisy RODO określają, jakie dane osobowe wolno pozyskiwać i przetwarzać. Zgodnie z przepisami RODO, firmie, która prowadzi rekrutację, nie wolno bez zgody i wiedzy starającego się o pracę:

• na własną rękę sprawdzać informacji o nim;
• nie powinno się przeglądać jego profili społecznościowych;
• nie powinno się zdobywać o nim wiedzy od osób trzecich, ponieważ w ten sposób do firmy mogą trafić dane, których nie powinna posiadać, np. dotyczące światopoglądu;
• nie wolno również prosić o kontakt do osoby, która może dać referencje, a więc firma nie może także bez zgody zainteresowanego dzwonić do jego byłych pracodawców.

Przepisy RODO mówią jednak, że pracodawca może posiadać i przetwarzać te informacje, które przekaże mu sam pracownik. Jeśli zatem dołączy on referencje do CV i listu motywacyjnego, i poda w nich telefon do osób, które ich udzieliły, może mu to bardzo pomóc w uzyskaniu upragnionej posady.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy referencje dla pracownika muszą zawierać powód rozwiązania umowy?

Referencje dla pracownika nie muszą zawierać powodu rozwiązania umowy, ale można go wskazać, jeśli jest neutralny lub pozytywny (np. rozwój zawodowy, reorganizacja). Warto unikać informacji, które mogłyby naruszać dobra osobiste pracownika. Jeśli powód odejścia jest wrażliwy lub sporny, lepiej go pominąć. Referencje powinny skupiać się na kompetencjach i jakości pracy.

Czy referencje dla pracownika mogą być podpisane elektronicznie?

Tak, dopuszczalne jest podpisanie referencji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem firmowym w formie cyfrowej. W praktyce coraz częściej przekazuje się je w wersji PDF. Ważne, aby dokument zawierał dane identyfikujące wystawcę i umożliwiał weryfikację autentyczności. Forma elektroniczna jest akceptowana w większości procesów rekrutacyjnych.

Czy referencje od pracodawcy mają termin ważności?

Nie istnieje formalny termin ważności referencji od pracodawcy, ale ich aktualność ma znaczenie praktyczne. Dokument sprzed wielu lat może nie odzwierciedlać obecnych kompetencji pracownika. W procesach rekrutacyjnych lepiej postrzegane są referencje z ostatnich miejsc pracy. W przypadku długiej przerwy zawodowej warto rozważyć uzyskanie nowej rekomendacji.

Bibliografia

1. https://www.brighthr.com/articles/hiring/references/writing-a-reference-for-an-employee/
2. https://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/zatrudnianie_i_zwalnianie/425558,Wydanie-pracownikowi-opinii-negatywnej-jest-ryzykowne.html
3. https://www.employear.com/pl/blog/referencje-od-pracodawcy.html
4. https://magazynprzedsiebiorcy.pl/list-referencyjny/