Menu:

Referencje dla pracownika – jak przygotować list referencyjny?

Czy referencje dla pracownika to to samo, co opinia o pracowniku lub rekomendacja? Kto ma je wystawić i czy jest taki obowiązek? W jakiej formie najlepiej to zrobić? Jak powinien wyglądać list referencyjny? Jakich informacji nie może w nim zabraknąć? Czy współpracownik też może go napisać? Za dużo pytań? Przejdźmy do odpowiedzi.

List referencyjny dla pracownika
Jak poprzedni pracodawca powinien przygotować rzetelny list polecający?

Czym są referencje dla pracownika?

Referencje. Opinia. Rekomendacja. List polecający. Często zdarza się, że tych określeń używamy zamiennie. Jako synonimy występują też w słownikach. Czy tak jest naprawdę? Niezupełnie. Podstawowa różnica między tymi pojęciami jest taka, że rekomendacja, list polecający, list referencyjny i referencje mają pozytywny wydźwięk, a opinia może być po prostu negatywna. Poza tym, referencje dla pracownika są wystawiane w jednym celu: aby pokazać się nowemu pracodawcy w pozytywnym świetle i zachęcić go do zatrudnienia osoby, której dotyczą, na wybranym stanowisku.

Forma referencji

Referencje mogą być wyrażone w formie ustnej, np. telefonicznie, lub – najczęściej – pisemnej. Na pewno nie są tym, co jest napisane w CV i liście motywacyjnym. W procesie rekrutacyjnym list z pozytywną opinią dołącza się właśnie do tych dokumentów, więc nie powinien on dublować ich treści, tylko je uzupełniać. Co więcej, referencje są uważane za bardziej obiektywne i wiarygodne niż to, co kandydat o sobie napisał, warto wiec się o nie postarać. Mogą być asem w rękawie podczas rekrutacji.

Zwykle to pracownik prosi o referencje. Najczęściej zwraca się do swojego bezpośredniego przełożonego. Jeśli ceni on pracę tej osoby, rzadko ma coś przeciwko, aby sporządzić taki dokument. Może też zrobić to nieproszony, z własnej woli i wtedy kiedy chce, jeśli tylko ma o pracowniku dobrą opinię. Ale nie musi. Po prostu pracodawca nie ma obowiązku wystawiania referencji. Prosić o nie można jednak nie tylko swojego szefa – referencje może wystawić również kierownik działu, pracownik działu HR, a nawet prezes.

Co pracodawca powinien wiedzieć przed przygotowaniem referencji dla pracownika?

List referencyjny powinien być zwięzły i konkretny i zmieścić się na jednej stronie A4, więc do jego napisania trzeba się przygotować. Napisanie dobrych referencji wymaga i czasu, i wysiłku.

Warto porozmawiać z samym odchodzącym czy też byłym pracownikiem, jak on widzi swoją pracę, co jest jego zdaniem ważne z punktu widzenia przyszłego pracodawcy, co chciałby podkreślić. Warto też zebrać feedback od osób, z którymi pracował – mogą mieć cenne uwagi na temat relacji w zespole, zaangażowania, inicjatyw. Na pewno trzeba udać się do kadr i poprosić o raport dotyczący przebiegu zatrudnienia: od kiedy do kiedy ono trwało, jakie obowiązki wynikały ze stosunku pracy, jak wyglądała ścieżka kariery, co pracownik osiągnął, jakie nagrody czy wyróżnienia zdobył. Ustalić, jakie zadania i projekty realizował, sprawdzić, jakie oceny roczne uzyskiwał.

Jak przygotować list referencyjny dla pracownika?

Niestety, nie istnieje jeden obowiązujący wzór referencji, nic na ten temat nie mówi prawo pracy. Przyjęło się, że list rekomendacyjny powinien zmieścić się na jednej stronie formatu A4, tak, aby rekruterzy, którzy mają wiele ofert do przejrzenia, mogli ten list przeczytać. Najlepiej też, jeśli jest on wydrukowany na papierze firmowym.

Budowa listu z referencjami

List polecający ma budowę standardowego pisma. Po prawej stronie, w górnym rogu podajemy miejscowość i datę. Po lewej stronie wpisujemy dane tego, kto referencji udziela, czyli: imię i nazwisko osoby, która je sporządza, nazwę firmy, adres jej siedziby, numer NIP, REGON, KRS, a także numer kontaktowy i adres mailowy.

Niżej, na środku powinien się znaleźć nagłówek: “Referencje”, a pod nim treść – informacje o pracowniku. Na dole, pod treścią referencji umieszczamy koniecznie: podpis osoby sporządzającej referencje, jej pieczątkę funkcyjną i firmową.

Wystawiane referencje mogą zawierać pozytywną, jak i negatywną opinię

Pisząc referencje, skup się na rzetelnym przedstawieniu pracownika, jego obowiązków oraz umiejętności.

Treść rekomendacji

Na początku przedstawiamy pracownika. Opisujemy, jak długo i na podstawie jakiej umowy pracował w firmie. Podajemy, na jakich stanowiskach się to odbywało i czym się na nich zajmował, co należało do jego głównych obowiązków i w jakim zakresie je wykonywał. Warto wspomnieć również, jaki był powód odejścia z firmy.

Oczywiście nie można pominąć tego, jak pracownik wywiązywał się ze swoich obowiązków. Podajemy zatem, jakie miał osiągnięcia na przestrzeni lat, jakie odniósł sukcesy i jakie nagrody otrzymał – jeśli oczywiście coś takiego się zdarzyło. Ważne, aby wskazać konkretne projekty, w których brał udział, i funkcję, jakie w nich pełnił oraz jak je realizował, jak przebiegała współpraca. Piszemy więc o jego profesjonalizmie, zaangażowaniu i o tym, jaki wpływ miały one na wyniki zespołu czy całej firmy, jakie korzyści przyniosły.

Można napisać również o charakterze pracownika, o jego umiejętnościach miękkich: jak odnajdywał się w zespole czy w dziale, a także odnieść się również do umiejętności, które zdobył w trakcie zatrudnienia i wskazać ukończone przez niego kursy i odbyte szkolenia.

Dla przyszłego pracodawcy na pewno istotna będzie informacja, co poprzedni zatrudniający szczególnie ceni w osobie kandydata, czym się on wyróżnił i dlaczego warto go wybrać. Jeśli nie wiadomo, jaka to będzie firma, jakie stanowisko i wymagania nie są znane, najlepiej przedstawić pozytywną opinię i podkreślić to, co uznamy za stosowne, szczerze i z własnego punktu widzenia. Jeżeli natomiast przygotowujemy referencje pod konkretny proces rekrutacyjny, warto zawrzeć w nich opinię, z której wprost wynikałoby, dlaczego pracownik nadaje się właśnie na dane stanowisko.

W ostatnim akapicie trzeba podać dane kontaktowe do osoby wystawiającej referencje i zakończyć pismo standardowym pozdrowieniem, właściwym dla oficjalnego listu, czyli na przykład „Z poważaniem” lub “Z wyrazami szacunku”, oraz podpisem. Ważne, by składały się na niego imię, nazwisko oraz stanowisko podpisującego, ale również, by pojawiły się tam pieczątki: firmowa i funkcyjna.

Negatywna opinia – czy warto ją umieszczać w referencjach?

Co powinien zrobić przełożony, jeśli w referencjach wystawianych dla swojego pracownika, aby ocenić go obiektywnie, musiałby zawrzeć opinię o negatywnym wydźwięku? Jeśli mimo chęci, nie może wypowiedzieć się dobrze ani o wykonywanej pracy, ani o zaangażowaniu, a chce być wobec siebie i pracownika szczery?

Można wydać taką opinię, ale pracownik raczej nikomu jej nie pokaże. Poza tym, lepiej nie robić tego z jednego powodu: negatywne opinie, np. mówiące o tym, że dana osoba jest konfliktowa, czy że np. często przebywa na zwolnieniach, mogą być potem uznane przez sąd pracy za nieuzasadnione i narazić tego, kto taką opinię wystawił, na zapłacenie zadośćuczynienia czy odszkodowania. Zatem, odpowiadając na powyższe pytanie: w takim przypadku bezpieczniej jest odmówić wystawienia referencji.

Referencje w kontekście RODO

Przepisy RODO określają, jakie dane osobowe wolno pozyskiwać i przetwarzać. Zgodnie z przepisami RODO, firmie, która prowadzi rekrutację, nie wolno bez zgody i wiedzy starającego się o pracę, na własną rękę, sprawdzać informacji o nim. Nie powinno się przeglądać jego profili społecznościowych ani zdobywać o nim wiedzy od osób trzecich, ponieważ w ten sposób do firmy mogą trafić dane, których nie powinna posiadać, np. dotyczące światopoglądu. Nie wolno również prosić o kontakt do osoby, która może dać referencje, a więc firma nie może także bez zgody zainteresowanego dzwonić do jego byłych pracodawców. Przepisy RODO mówią jednak, że pracodawca może posiadać i przetwarzać te informacje, które przekaże mu sam pracownik. Jeśli zatem dołączy on referencje do CV i listu motywacyjnego, i poda w nich telefon do osób, które ich udzieliły, może mu to bardzo pomóc w uzyskaniu upragnionej posady.

Opublikowano:
Powiązane artykuły:

Interesuje Cię nasza oferta? Chcesz wiedzieć więcej?

Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.

Opowiemy Ci o naszym systemie i o tym, jak możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb i wymagań.

    Pokaż
    Pokaż
    Pokaż

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Pokaż

    Copyright © 2022 Medicover Benefits Sp. z o.o.