System kafeteryjny dla pracowników
Wszystkie formy finansowania benefitów:
SPRAWDZAM
Sfinansować stołówkę pracowniczą czy stworzyć przyzakładowy żłobek? Kupić dzieciom pracowników paczki świąteczne czy zapewnić szczepienia profilaktyczne przeciwko grypie? Na co, zgodnie z prawem, można wykorzystać Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i kto może z nich korzystać? Te i inne kwestie reguluje ustawa o ZFŚS.
ZFŚS to środki finansowe wpłacane przez pracodawcę na osobny rachunek bankowy, w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników. Środkami z ZFŚS dysponuje pracodawca i to on decyduje, na co je wykorzysta – ustawa określa jedynie przykłady, na co pieniądze mogą być spożytkowane.
Zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia z 4 marca 1994 r. o ZFŚS (tekst jednolity: Dz.U. 2022 poz. 2666), obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń ma każdy pracodawca:
Tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obowiązuje też wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych, bez względu na liczbę zatrudnianych osób.
Obowiązek utworzenia funduszu socjalnego ma każdy pracodawca, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. To przeliczanie jest istotne w przypadku, gdy w zakładzie pracy są osoby, które pracują więcej niż na jeden etat.
Środki z odpisów przekazuje się na osobny rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku, w co najmniej 2 transzach:
Wysokość odpisu jest ściśle określona i zmienia się co roku, a podstawę naliczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w drugim półroczu poprzedniego roku. W 2023 r. była to kwota 4434,58 zł.
W 2024 roku podstawa naliczania odpisu w porównaniu z poprzednim rokiem ulega zmianie i wynosi 6445,71 zł. Wysokość naliczanego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na pracownika w 2024 roku wyniesie zatem:
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika w standardowych warunkach wynosi 37,5 proc. podstawy naliczania. Gdy zatrudniony wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (Ustawa z 19.12.2008 r.), odpis podstawowy jest wyższy i stanowi 50 proc. podstawy.
Jeśli chodzi o pracowników młodocianych (osoby niepełnoletnie, które ukończyły 16 lat), kwoty na ZFŚS w 2023 roku wynoszą:
Odpisy fakultatywne na: osoby ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, emerytów i rencistów wzrosły i wynoszą 402,86 zł, (6,25 proc. podstawy obliczania).
Nie precyzują tego ani przepisy ustawy o ZFŚS ani przepisy wykonawcze. Można stosować trzy metody statystyczne i wybrać taką, która będzie najlepiej pasować do tego, jak zmieniało się zatrudnienie w danym zakładzie pracy:
Po obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, sumujemy je i wynik dzielimy przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy.
Ważne jest także, żeby do pracowników zaliczyć wszystkich zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych.
Czym jest ZFŚS oraz kto ma prawo korzystania ze świadczeń socjalnych? Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socialnych.
Do obliczania podstawy naliczania odpisu potrzebna jest przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
Liczba ta obejmuje zatrudnionych:
Do tej liczby wliczamy ponadto pracowników przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich oraz pracowników interwencyjnych.
Uprawnieni do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu są nie tylko pracownicy i ich rodziny, ale również inne osoby, którym pracodawca przyznał do tego prawo:
Przy ustalaniu liczby zatrudnionych należy pomijać chałupników oraz osoby wykonujące umowę zlecenie. W przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględniamy pracowników młodocianych, mimo że ustalamy za nich odpisy w zależności od długości stażu. Do tej liczby nie wlicza się też byłych pracowników – emerytów lub rencistów, niezależnie od tego czy były pracodawca przyznał im prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych. Z funduszu nie skorzystają osoby też zatrudnione w oparciu o umowę zlecenie oraz umowę o dzieło.
W czasie pandemii podniesiono z 1000 zł do 2000 zł kwotę limitu zwolnienia z opodatkowania dotyczącego świadczeń związanych z działalnością socjalną pracodawcy. Od 1 stycznia 2024 r kwota wolna od podatku dochodowego wynosić będzie z powrotem 1000 zł.
Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Pracodawca ma obowiązek tak dysponować środkami finansowymi na pracowników, aby dopasować wysokość świadczenia i rodzaju pomocy do ich sytuacji materialnej, zdrowotnej lub życiowej. Najlepiej zawrzeć odpowiednie regulacje w regulaminie ZFŚS. Mogą one być dość szczegółowe i dotyczyć reguł oraz warunków korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu, a także zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele działalności socjalnej.
Często umieszcza się w takim regulaminie kryteria dochodowe. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od średniego wynagrodzenia na jednego członka rodziny. Im mniejsze wynagrodzenie na niego przypada, tym wpłaty na fundusz są wyższe, czyli pracownik o wyższym wynagrodzeniu otrzyma takie wpłatę na fundusz w minimalnym zakresie.
Uwaga! Nie wolno przyznawać środków finansowych podzielonych równo między wszystkich pracowników, ani wypłacać środków w zależności od stażu pracy, oceny pracowniczej czy rodzaju umowy. Regulamin nie może też ograniczać, kto korzysta z funduszu. Świadczenia socjalne powinny być dostępne dla wszystkich uprawnionych.
Ogólnie mówiąc, pieniądze zgromadzone przez pracodawcę na rachunku ZFŚS powinny być wydane na działalność socjalną dla wszystkich pracowników, szczególnie dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej lub życiowej.
Co rozumieć pod określeniem “działalność socjalna”? Może ona przybierać różne formy usług, w kategoriach takich jak:
Natomiast środków z funduszu socjalnego nie wolno wykorzystywać na:
Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socialnych przeznaczone są na finansowanie działalności socialnej.
Pracodawca, który decyduje się nie tworzyć funduszu, nadal ma obowiązek o tym poinformować. Wprowadzenie postanowienia o rezygnacji z funduszu musi wysłać do obowiązującego w danej firmie układu zbiorowego pracy, lub jeśli nie ma takiego układu, do regulaminu wynagradzania. Jeżeli w firmie działa organizacja związkowa, pracodawca musi uzyskać jej zgodę na rezygnację z funduszu. Jeśli w firmie nie ma takiej organizacji, potrzebna jest akceptacja przedstawiciela pracowników.
Pracodawcy z poziomem zatrudnienia poniżej 50 pracowników mają czas do 31 stycznia, żeby formalnie powiadomić o nietworzeniu funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Brak przekazania informacji może skutkować obowiązkiem utworzenia ZFŚS oraz wypłacenia świadczenia urlopowego pracownikom, którzy skorzystali z 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego urlopu w danym roku. Jeśli pracodawca nie poinformował o nieutworzeniu funduszu oraz w wyniku kontroli okazało się, że nadal nie utworzył funduszu, może to skutkować ryzykiem:
Korzyści dla pracowników są oczywiste – to możliwość korzystania ze świadczeń. Poza tym, w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii COVID-19, czyli do końca 2022 r., limit zwolnienia otrzymanych przez pracownika świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS jest wyższy i wynosi 2000 zł rocznie. Zwolnieniem nie są objęte jednak świadczenia rzeczowe w postaci bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.
Pracodawca też zyskuje. Gdy oferuje świadczenia w ramach funduszu, kształtuje swój pozytywny wizerunek, buduje poczucie, że warto dla niego pracować, że dba o swoich podwładnych. Odnosi też wymierne korzyści finansowe: jeśli terminowo przekazuje odpisy na rachunek ZFŚS, może zaliczyć przekazaną kwotę do kosztów uzyskania przychodu.
Starający się o pomoc socjalną z funduszu po prostu składa stosowny wniosek w zakładzie pracy oraz – jeśli to konieczne – dołącza dokumenty określone w regulaminie. Tam też powinno być opisane, jak przebiega proces przyznawania funduszy, jaki jest czas na rozpatrzenie wniosku i jakie wymagania trzeba spełniać.
Coraz częściej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawcy wprowadzają tzw. system kafeteryjny. Polega on na tym, że pracodawca udostępnia pracownikom platformę internetową ze świadczeniami, a oni za jej pośrednictwem samodzielnie wybierają sobie to, co chcą, w zależności od swoich indywidulanych potrzeb, zainteresowań, sytuacji rodzinnej.
Dzięki takiemu rozwiązaniu członkowie zespołu:
Pracodawca także korzysta:
W Medicover Benefits system kafeteryjny działa na zasadzie przyznawania punktów ZFŚS oraz dodatkowych punktów naliczanych w ramach oddzielnego systemu ustalanego przez pracodawcę. Zebrane w banku punkty można wykorzystać na platformie Medicover Benefits.
Chcesz usprawnić zarządzanie benefitami w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i przekonaj, jak możemy optymalizować Twoją pracę!
Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.
Opowiemy Ci o naszym systemie i o tym, jak możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb i wymagań.