Menu:

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – odpis na ZFŚS 2023

Sfinansować stołówkę pracowniczą czy stworzyć przyzakładowy żłobek? Kupić dzieciom pracowników paczki świąteczne czy zapewnić szczepienia profilaktyczne przeciwko grypie? Na co, zgodnie z prawem, można wykorzystać Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i kto może z nich korzystać? Te i inne kwestie reguluje ustawa o ZFŚS.

Kto ma możliwość korzystania z usług i świadczeń oferowanych w ramach funduszu socjalnego?

Co to jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Fundusz ten to środki finansowe wpłacane przez pracodawcę na osobny rachunek bankowy, w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników. Środkami z ZFŚS dysponuje pracodawca i to on decyduje, na co je wykorzysta – ustawa określa jedynie przykłady, na co pieniądze mogą być spożytkowane.

Zgodnie z obowiązującą ustawą z dnia z 4 marca 1994 r. o ZFŚS (tekst jednolity: Dz.U. 2022 poz. 2666), obowiązek utworzenia funduszy ma każdy pracodawca:

  • zatrudniający co najmniej 50 pracowników,
  • zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenia Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Utworzenie funduszu obowiązuje też wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych, bez względu na liczbę zatrudnianych osób.

Obowiązek utworzenia funduszu każdy pracodawca, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. To przeliczanie jest istotne w przypadku, gdy w zakładzie pracy są osoby, które pracują więcej niż na jeden etat.

Środki z odpisów przekazuje się na osobny rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku, w co najmniej 2 transzach:

  • do 31 maja bieżącego roku – kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów,
  • do 30 września – pozostałą kwotę odpisów.

Odpis na ZFŚS – wysokość odpisu 2023

Wysokość odpisu jest ściśle określona i zmienia się co roku, a podstawę naliczenia stanowi przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w drugim półroczu poprzedniego roku. W 2022 r. było to przeciętne wynagrodzenie za 2. połowę 2019 roku, ogłoszone przez Prezesa GUS na podstawie art.5 ust. 7. ustawy o ZFŚS i wynosiło 4434,58 zł.

W 2023 roku podstawa naliczania odpisu w porównaniu z poprzednim rokiem nie ulega zmianie i wynosi 4434,58 zł. Wysokość naliczanego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na pracownika w 2023 roku wyniesie zatem:

  • 1662,97 zł – dla zatrudnionych w normalnych warunkach pracy,
  • 2217,29 zł – dla wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze.

Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w standardowych warunkach wynosi 37 proc. podstawy naliczania. Gdy pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (Ustawa z 19.12.2008 r.), odpis podstawowy jest wyższy i stanowi 50 proc. podstawy.

Jeśli chodzi o pracowników młodocianych (osoby niepełnoletnie, które ukończyły 16 lat), kwoty na ZFŚS w 2023 roku wynoszą:

  • 221,73 zł – na młodocianego w I roku nauki,
  • 266,07 zł – na młodocianego w II roku nauki,
  • 310,42 zł – na młodocianego w III roku nauki.

Odpisy fakultatywne na: osoby z niepełnosprawnościami, emerytów i rencistów wzrosły i wynoszą 277,16 zł, (6,25 proc. podstawy obliczania).

Jak ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych?

Nie precyzują tego ani przepisy ustawy o zfśs ani przepisy wykonawcze. Można stosować trzy metody statystyczne i wybrać taką, która będzie najlepiej pasować do tego, jak zmieniało się zatrudnienie w danym zakładzie pracy:

  • gdy jest stabilne – sprawdzi się metoda uproszczona – dzielimy zsumowane liczby zatrudnionych w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2;
  • gdy ruchy kadrowe są niewielkie – lepiej stosować średnią chronologiczną – sumujemy połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzielimy wynik przez 2;
  • jeśli zmiany personelu są częste, optymalna będzie średnia arytmetyczna – sumujemy stan zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie wynik dzielimy przez liczbę dni w miesiącu.

Po obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, sumujemy je i wynik dzielimy przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy.

Ważne jest także, żeby do pracowników zaliczyć wszystkich zatrudnionych na umowę o pracę oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych.

Czym jest ZFŚS oraz kto ma prawo korzystania ze świadczeń socjalnych? Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socialnych.

Czym jest ZFŚS oraz kto ma prawo korzystania ze świadczeń socjalnych? Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socialnych.

Kogo wliczamy do ZFŚS?

Do obliczania podstawy naliczania odpisu potrzebna jest przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Liczba ta obejmuje zatrudnionych:

  • zarówno w pełnym jak i niepełnym wymiarze czasu pracy,
  • zarówno na stałe, jak i na czas określony
  • w oparciu o dowolny rodzaj stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie czy spółdzielcza umowa o pracę)

Do tej liczby wliczamy ponadto pracowników przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich oraz pracowników interwencyjnych.

Uprawnieni do korzystania z funduszu są nie tylko pracownicy i ich rodziny, ale również inne osoby, którym pracodawca przyznał do tego prawo:

  • pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym,
  • emeryci i renciści – jako byli pracownicy zakładu,
  • członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach – jeżeli byli na ich utrzymaniu,
  • inne osoby, którym zakład pracy przyznał prawo korzystania z funduszu.

Kogo nie wliczamy do ZFŚS?

Przy ustalaniu liczby zatrudnionych należy pomijać chałupników oraz osoby wykonujące umowę-zlecenie. W przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględniamy pracowników młodocianych, mimo że ustalamy za nich odpisy w zależności od długości stażu. Do tej liczby nie wlicza się też byłych pracowników – emerytów lub rencistów, niezależnie od tego czy były pracodawca przyznał im prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych. Z funduszu nie skorzystają osoby też zatrudnione w oparciu o umowę zlecenie oraz umowę o dzieło.

Do jakiej kwoty nie płacimy podatku z funduszu socjalnego?

W czasie pandemii podniesiono z 1000 zł do 2000 zł  kwotę limitu zwolnienia z opodatkowania dotyczącego świadczeń związanych z działalnością socjalną pracodawcy. Odwołanie stanu epidemii COVID-19 wpływa na limity zwolnień podatkowych świadczeń z ZFŚS dopiero od 1 stycznia 2024 r.

Co się dzieje z niewykorzystanym funduszem socjalnym?

Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Jak podzielić środki z ZFŚS? Na co można przeznaczyć środki?

Pracodawca ma obowiązek tak dysponować środkami finansowymi na pracowników, aby dopasować wysokość świadczenia i rodzaju pomocy do ich sytuacji materialnej, zdrowotnej lub życiowej. Najlepiej zawrzeć odpowiednie regulacje w regulaminie ZFŚS. Mogą one być dość szczegółowe i dotyczyć reguł oraz warunków korzystania z funduszu, a także zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele działalności socjalnej.

Często umieszcza się w takim regulaminie kryteria dochodowe i świadczenia uzależnia się od średniej na jednego członka rodziny. Im mniejsze wynagrodzenie na niego przypada, tym wpłaty na fundusz są wyższe, czyli pracownik o wyższym wynagrodzeniu otrzyma takie wpłatę na fundusz w minimalnym zakresie.


Uwaga! Nie wolno przyznawać środków finansowych podzielonych równo między wszystkich pracowników, ani wypłacać środków w zależności od stażu pracy, oceny pracowniczej czy rodzaju umowy. Regulamin nie może też ograniczać, kto korzysta z funduszu. Świadczenia socjalne powinny być dostępne dla wszystkich uprawnionych.


Ogólnie mówiąc, pieniądze zgromadzone przez pracodawcę na rachunku ZFŚS powinny być wydane na działalność socjalną dla wszystkich pracowników, szczególnie dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej lub życiowej.

Co rozumieć pod określeniem “działalność socjalna”? Może ona przybierać różne formy usług, w kategoriach takich jak:

  • wypoczynek (wczasy pod gruszą dla pracowników i ich dzieci)
  • działania kulturalno-oświatowe (np. dopłaty lub zakup biletów na koncerty, do teatru, opery, kina, muzeów, galerii),
  • działania sportowo-rekreacyjne (np. dopłaty lub zakup pakietów sportowych, organizowanie zajęć sportowych, wynajem pomieszczeń do uprawiania sportu),
  • opieka nad dziećmi (w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowana przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach),
  • pomoc materialna – rzeczowa lub finansowa (np. zapomogi dla dotkniętych poważnym zdarzeniem losowym, chorujących na przewlekłe choroby, opiekujących się niepełnosprawnymi dziećmi, posiadających wielodzietne rodziny lub samotnie wychowujących dzieci, na paczki świąteczne dla dzieci),
  • zwrotne lub bezzwrotna pomocy na cele mieszkaniowe.

Natomiast środków z funduszu socjalnego nie wolno wykorzystywać na:

  • finansowanie stołówki firmowej,
  • wynagrodzenie pracowników obsługujących fundusz socjalny,
  • zakup środków trwałych,
  • zapewnienie prywatnej opieki medycznej czy szczepień profilaktycznych,
  • finansowanie dojazdów do pracy,
  • imprezy integracyjne, święta i inne okoliczności,
  • nagrody lub kwiaty okolicznościowe,
  • edukację pracowników (bez względu na formę),
  • premie i nagrody.
Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socialnych przeznaczone są na finansowanie działalności socialnej.

Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socialnych przeznaczone są na finansowanie działalności socialnej.

Obowiązek tworzenia ZFŚS. Czy pracodawca może nie tworzyć funduszu?

Pracodawca, który decyduje się nie tworzyć funduszu, nadal ma obowiązek o tym poinformować. Wprowadzenie postanowienia o rezygnacji z funduszu musi wysłać do obowiązującego w danej firmie układu zbiorowego pracy, lub jeśli nie ma takiego układu, do regulaminu wynagradzania. Jeżeli w firmie działa organizacja związkowa, pracodawca musi uzyskać jej zgodę na rezygnację z funduszu. Jeśli w firmie nie ma takiej organizacji, potrzebna jest akceptacja przedstawiciela pracowników.

Pracodawcy z poziomem zatrudnienia poniżej 50 pracowników mają czas do 31 stycznia, żeby formalnie powiadomić o nietworzeniu funduszu oraz niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Brak przekazania informacji może skutkować obowiązkiem utworzenia ZFŚS oraz wypłacenia świadczenia urlopowego pracownikom, którzy skorzystali z 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego urlopu w danym roku. Jeśli pracodawca nie poinformował o nieutworzeniu funduszu oraz w wyniku kontroli okazało się, że nadal nie utworzył funduszu, może to skutkować ryzykiem:

  • dochodzenia przez zatrudnionych roszczeń o wypłatę świadczenia urlopowego wraz z odsetkami za opóźnienie,
  • nałożenia kary grzywny do 5 000 zł.

ZFŚS – korzyści dla pracodawcy i dla pracownika

Korzyści dla pracowników są oczywiste – to możliwość korzystania ze świadczeń. Poza tym, w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii COVID-19, czyli do końca 2022 r., limit zwolnienia otrzymanych przez pracownika świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS jest wyższy i wynosi 2000 zł rocznie. Zwolnieniem nie są objęte jednak świadczenia rzeczowe w postaci bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.

Pracodawca też zyskuje. Gdy oferuje świadczenia w ramach funduszu, kształtuje swój pozytywny wizerunek, buduje poczucie, że warto dla niego pracować, że dba o swoich podwładnych. Odnosi też wymierne korzyści finansowe: jeśli terminowo przekazuje odpisy na rachunek ZFŚS, może zaliczyć przekazaną kwotę do kosztów uzyskania przychodu.

Jak korzystać z ZFŚS – co ma zrobić zatrudniony?

Starający się o pomoc socjalną z funduszu po prostu składa stosowny wniosek w zakładzie pracy oraz – jeśli to konieczne – dołącza dokumenty określone w regulaminie. Tam też powinno być opisane, jak przebiega proces przyznawania funduszy, jaki jest czas na rozpatrzenie wniosku i jakie wymagania trzeba spełniać.

Platforma benefitowa a zarządzanie ZFŚS

Coraz częściej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawcy wprowadzają tzw. system kafeteryjny. Polega on na tym, że pracodawca udostępnia pracownikom platformę internetową ze świadczeniami, a oni za jej pośrednictwem samodzielnie wybierają sobie to, co chcą, w zależności od swoich indywidulanych potrzeb, zainteresowań, sytuacji rodzinnej.

Dzięki takiemu rozwiązaniu członkowie zespołu:

  • nie muszą szukać ofert na własną rękę,
  • mają duży wybór świadczeń w jednym miejscu,
  • łatwiej i szybciej składają o nie wnioski ZFŚS,
  • mogą korzystać z różnorakich rabatów – dba o nie firma oferująca platformę.

Pracodawca także korzysta:

  • szybciej i sprawniej zarządza ZFŚS,
  • zdalnie zarządza budżetem funduszu,
  • ma dostęp do szybkich raportów i zestawień,
  • zmniejsza zużycie papieru, a co za tym idzie – koszty,
  • zyskuje bardziej zmotywowany zespół.

W Medicover Benefits system kafeteryjny działa na zasadzie przyznawania punktów ZFŚS oraz dodatkowych punktów naliczanych w ramach oddzielnego systemu ustalanego przez pracodawcę. Zebrane w banku punkty można wykorzystać na platformie Medicover Benefits.

Odkryj, jak platforma Medicover Benefits wspiera efektywne zarządzanie benefitami

Chcesz usprawnić zarządzanie benefitami w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i przekonaj, jak możemy optymalizować Twoją pracę!

Umów się na spotkanie

Opublikowano:
Powiązane artykuły:

Interesuje Cię nasza oferta? Chcesz wiedzieć więcej?

Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.

Opowiemy Ci o naszym systemie i o tym, jak możemy dopasować ofertę do Twoich potrzeb i wymagań.

    Pokaż
    Pokaż
    Pokaż

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Pokaż

    Copyright © 2024 Medicover Benefits Sp. z o.o.
    Znajdź nas na: